Internal Audit Indonesia's

Februari 11, 2010

Minority Report Vs Over-Communication

Filed under: Artikel seputar Internal Audit — internalauditindonesia @ 12:00 am

Tidak semua gangguan operasional, kejadian luar biasa, kejadian pencurian oleh karyawan internal, atau kejadian berkategori crisis dan penyimpangan, akan bermanfaat bila diberitakan ke seluruh cabang / outlet.

Bila di satu branch misalnya mendapat ancaman bom pada hari Senin, dan dua hari kemudian di branch lain mendapat ancaman bom juga, apakah bijak setiap ada ancaman berita ini disebarkan kepada seluruh Branch Manager ? Jangan-jangan mereka berpikir, “Wah, gawat nih… koq ada ancaman terus ya ke perusahaan kita ?”. Selain akan menimbulkan kepanikan atau ketidaknyamanan, mereka pun bisa jadi cemas dan mengganggu produktivitas.

Jadi, perlu ada regulasi dan media untuk memastikan bahwa setiap ada kejadian – “gangguan operasional”, kejadian krisis, penyimpangan, pencurian atau hal lain yang menjadi concern Risk Management dan Internal Audit – unntuk tidak langsung ke cc-kan ke seluruh cabang.

Biarlah bagian Risk Management (Security, Loss Prevention atau Crisis Management) yang mengetahui saja. Fasilitas Risk Management Information System, dapat diisi secara lengkap fakta kejadian dan upaya antisipasi kedepan. Setidaknya ada belasan isian yang harus diisi, sehingga database ini dapat dimanfaatkan untuk mengetahui pola, sebaran dan trend kejadian kedepan.

Beberapa alasan lain yang bermanfaat dengan sentralisasi laporan ini, antara lain :

1. Tidak semua informasi memiliki dampak positif bagi cabang. Sebagai contoh, bila dalam satu minggu ada 3 kali ancaman bom di 3 cabang yang masing-masing berinisiatif menyebarkan ke semua cabang, maka cabang lain akan merasa was-was “kapan ancaman itu datang ke cabang saya” ?

2. Agar tidak terjadi over-communication. Dan biarlah bagian Risk Management yang terlebih dahulu menyaring apakah informasi ini perlu diberitakan ke seluruh cabang atau tidak.

3. Pembelajaran satu cabang dari cabang lainnya akan disampaikan setelah terlebih dahulu dinilai dan dirasakan anggap perlu. Itu pun akan diberikan informasi trend / pola dan antisipasinya, atau catatan lain yang perlu ditindaklanjuti. Sehingga informasi itu lebih berbobot, berkualitas dan bernilai operasional.

4. Fasilitas Lotus Notes misalnya dapat digunakan untuk mengakomodasi pertimbangan-pertimbangan diatas. Selain untuk me-record dan melihat trend, serta mengantisipasi prioritas kerja apa yang harus dilakukan bersama.

Hal yang sama, hemat kami juga berlaku untuk pelaporan kasus pencurian  Internal, manipulasi, korupsi dan uapaya penipuan dari pihak luar di Cabang. Cukup kiranya informasi seperti ini cukup diberikan kepada Bagian Loss Prevention (LP) Head Office (HO) saja. Karena informasi seperti ini bisa mengilhami bagi (oknum) karyawan lainnya — direkayasa dengan modus yang lain — untuk melakukan tindakan pencurian / penyimpangan.

Dan biarlah bagian LossP HO yang kemudian akan memberikan warning kepada personil LP Cabang terkait. Sepanjang pengalaman kami, LP HO cs punya ratusan modus dan cukup banyak diantaranya dikategorikan rahasia karena semua itu dipergunakan semata untuk menangkal angka kehilangan dan penyimpangan (Trend, pola dan modusnya bisa ditanyakan ke LP HO).

Pada akhirnya, Risk Management berharap, kedepan tidak ada lagi “over communication” dan cukup bagian LP saja yang mengetahui hal ini.

Bukankah penegakan “prinsip minority report” – dalam konteks risk management – jauh lebih bermanfaat untuk semua pihak ? Dan bukankah kita selalu dituntut bekerja dengan baik, efektif dan preventif ?

Tinggalkan sebuah Komentar »

Belum ada komentar.

RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Blog di WordPress.com.

%d blogger menyukai ini: