Internal Audit Indonesia's

Februari 27, 2010

Deteksi Dini Crisis-Management di Unit Bisnis

Filed under: Artikel seputar Internal Audit — internalauditindonesia @ 12:00 am

Sejumlah pertanyaan ini seringkali terabaikan saat Risk Surveyor. Maklum mereka lebih banyak memeriksa dan bertanya hanya pada aspek resiko fisik saja. Khususnya masalah Fire Prevention. Padahal, senyatanya aspek-aspek potensial gangguan operasional bisa terjadi disebabkan oleh sejumlah aspek resiko lainnya diluar Operasitional Risk.

Kami lebih senang menyebut sejumlah daftar pertanyaan ini sebagai deteksi dini dari fungsi kontrol Crisis Management di unit bisnis. Boleh juga ini disebut sebagai Risk-Control Operational Safety Audit.

OPERATIONAL RISK :

  1. Siapkah unit bisnis menjalankan Peak Time Management untuk Sabtu, Minggu, Tanggal Merah dan peak season ?
  2. Adakah complain di unit bisnis ini disampaikan via komunitas webblog yang ada di kota ini ? Sudahkah di-check ?
  3. Apakah BCP telah disosialisasikan kepada seluruh personil Supervisor, Security dan staf Risk Control Team di Unit Kerja ?
  4. Apakah copy daftar jaga piket malam unit bisnis ini dimiliki Komandan Security Building ?
  5. Apakah Ketua Regu Security perusahaan memiliki no HP & Telp Komandan Security Building ?
  6. Apakah Teknisi perusahaan memiliki no HP & Telp Maintenance Building Manager ?
  7. Adakah kebocoran air atau air limbah di dalam dari luar area sudah ditindaklanjuti ?
  8. Apakah ada stock barang di luar perusahaan dalam container atau menyewa tempat tersendiri di luar unit bisnis ?
  9. Seberapa sering kasus copet terjadi di unit bisnis dalam 6 bulan terakhir ? Bagaimana program antisipasinya ?
  10. Apakah ada bazaar yang berlokasi di luar unit bisnis atau di luar kota ? Apakah aspek keamanan & keselamatannya telah dipersipkan secara seksama, matang dan sungguh-sungguh ? Apakah ada complain (termasuk surat pembaca) atas kehadiran bazaar tersebut dari pedagang local / masyarakat setempat ?
  11. Apakah ibu kantin dan karyawan yang memasok makanan/minuman/jajanan telah membaca BCP/ Business Continuity Plan?
  12. Apakah traffic, sales, EBIT, shringkage semester ini lebih baik berturut-turut selama 3 tahun tarakhir ?
  13. Apakah dalam 3 bulan terakhir, tidak ada kasus kehilangan handphone karyawan ?
  14. Apakah ada peletakan-peletakan barang di duckting ?
  15. Apakah rolling door berfungsi baik & tidak mudah dibuka ?
  16. Apakah Material Visual & Promosi (Autopole/Telescopic Poles) kuat dan tidak membahayakan pengunjung.
  17. Saran dan masukan apa saja untuk Risk Control Team / Crisis Management untuk peningkatan kinerja dan support untuk unit kerja ?
  18. Apakah ada hal yang tidak lazim atau tidak sesuai prosedur selama proses pemindahan atau penjualan fixed asset ?
  19. Apakah sudah ada standar baku untuk penanganan complain customer baik secara langsung, menulis pada kotak saran, email dan complain di surat pembaca ?
  20. Complain tentang apa yang paling sering disampaikan Customer dalam 3 bulan terakhir ?

MAINTENANCE & PROJECT RISK :

  1. Apakah disain pengamanan eskalator sudah aman, nyaman dan ergonomik ? Apakah sisirnya lengkap ?
  2. Apakah kelayakan lift dan eskalator masih berlaku ?
  3. Apakah pasca renovasi regrouping listrik OK ?
  4. Apakah konstruksi gudang arsip dan stockroom aman, baik dan kuat ?
  5. Apakah pasca major renovation, APAR tersedia secara proporsional ?
  6. Apakah Electricity Audit sudah dilakukan dan sudah ditindaklanjuti ?
  7. Apakah semua neon box milik supplier sudah diperiksa oleh teknisi sebelum di pasang di area ?
  8. Apakah beban terpasang dan beban terpakai listrik telah sesuai dengan beban ideal ?
  9. Apakah Personil Teknisi sudah mendapat Basic Training dari Maintenance Dept.

SOCIAL, MARKET & REPUTATIONAL RISK :

  1. Surat Kabar Apa yang sekarang menjadi acuan bagi kalangan bisnis (website, telp.) ?
  2. Dua surat kabar apa yang sekarang menjadi acuan bagi masyarakat umum di kota ini ?
  3. Radio apa saja yang sering menyiarkan siaran live on air ?
  4. Adakah issue SARA di dalam building dan lingkungan building dalam 6 bulan terakhir ?
  5. Apakah ada poster yang barbau SARA/Pornografi ?
  6. Apakah Pole Sign, Sinage dan Billboard telah sesuai warna dan disainnya, serta kuat konstruksinya ?
  7. Apakah ada pengaduan layanan pelanggan yang disampaikan via YLKI/LSM kepada unit bisnis dlm 6 bulan terakhir ?
  8. Apakah unit bisnis sudah bebas stiker partai / LSM ?
  9. Apakah ada awak unit bisnis yang terkena razia malam saat pulang malam ?
  10. Apakah ada kasus kehilangan barang di area parkir mobil 6 bulan terakhir ? Apakah harga parkir wajar dan sesuai harga parkir di pasaran ?
  11. Apakah ada serikat pekerja pada management building ?
  12. Adakah tenant gathering dilakukan secara periodik oleh BM ?
  13. Apakah BM melakukan upaya repotioning atau upaya-2 lain untuk meningkatkan keunggulan bersaing ?
  14. Apakah zoning dan grouping di area BM telah sesuai dengan target market ?
  15. Apakah logo perusahaan menyala hingga tutup unit bisnis ?
  16. Apakah ada plesetan/lelucon/gurauan terhadap brand (logo, simbol atau gambar) tertentu yang sudah dipatenkan atau milik (resmi) perusahaan lain yang menimbulkan kesan penghinaan atau pelecehan ?

REGULATORY RISK :

  1. Apakah ada Perda yang dirasakan menghambat operasional unit bisnis ?
  2. Apakah ada pelanggaran terhadap Perda yang menyangkut pihak ketiga atau Building Management yang belum atau tidak ditindaklanjuti ?
  3. Apakah ada Organisasi Massa / LSM yang dirasakan mengganggu operasional unit bisnis ?
  4. Apakah ada complain/tuntutan/sweeping berkait dengan Lisensi IT ? Apakah SC sudah memastikan tidak ada program komputer yang illegal ?
  5. Apakah ada complain berkait dengan kandungan berbahaya dalam produk Toys ?
  6. Apakah semua produk kosmetik/parfum telah dilengkapai dengan keterangan brand asli, ijin depkes dan ijin edar ?
  7. Apakah area kerja dan area penjualan bebas dari gambar unsur pornografi, SARA atau “gambar terlarang” ?
  8. Apakah Pimpinan Unit Kerja dilibatkan dalam perpanjangan MOU untuk melengkapi kekurangan-2 sebelumnya ?

HR RISK :

  1. Apakah Perjanjian Kerja Bersama atau Peraturan Perusahaan sudah mengakomodasi kebutuhan mayoritas seluruh pemangku kepentingan ?
  2. Apakah pemberian sanksi (SP1, SP2, SP3, dlsb) sudah sesuai dengan jenis atau criteria kesalahannya, dan apakah sudah dikonfirmasi kepada HR Regional dan Regional Manager ?
  3. Apakah pemberian SP atau sanksi administrative lainnya sudah ditembuskan kepada HRD Pusat ?
  4. Apakah penegakan disiplin, tata tertib, peraturan perusahaan dan Code of Conduct sudah benar-benar ditegakkan ?
  5. Apakah di Unit Kerja tidak ada dualisme kepemimpinan antara Pimpinan Cabang (Store Manager) dengan Wakil Pimpinan Cabang (Assisstant Store Manager)
  6. Apakah “Kebijakan Pintu Terbuka” sudah diterapkan kepada seluruh jenjang level dan seluruh karyawan tanpa terkecuali untuk menampung seluruh aspirasi, keluh kesah, kebutuhan dan tuntutan operasional ?
  7. Apakah “karyawan sulit yang kontra produktif” sudah diawasi, dibina dan diberdayakan secara khusus tanpa harus kehilangan energi dan fokus pimpinan kepada target-target penting perusahaan ?
  8. Apakah ada SMS Gelap atau Surat Kaleng dalam 6 bulan terakhir kepada Manajer, Asisten Manajer dan Staf lain ?
  9. Apakah kasus saling mengabsensikan benar-benar tidak dilakukan oleh satu orang karyawan pun, dan terutama tidak terjadi di level staf Supervisor atau jabatan yang lebih tinggi ?
  10. Apakah ada proyek penelitian atau magang di unit kerja yang belum dilaporkan kepada HRD ?
  11. Apakah pemberlakuan akses terbatas bagi karyawan magang atau karyawan yang sedang melakukan penelitian sudah disampaikan secara benar, jelas, dan lengkap? Apakah larangan membawa USB, disket, CD, foto atau alat rekam / alat foto sudah diberlakukan pada karyawan magang atau karyawan yang sedang melakukan penelitian?
  12. Apakah ”pengurus union/serikat pekerja/ikatan karyawan” sudah dibarukan 2 tahun sekali ?
  13. Apakah ada serikat pekerja dalam unit bisnis yang tidak kooperatif dengan Manajemen Cabang ?
  14. Apakah ada penunggakan Jamsostek dalam 6 bulan terakhir ?
  15. Apakah ada pemutihan pada keuangan Koperasi 6 bulan terakhir ?
  16. Adakah MOU berkait dengan hubungan industrial dibuatkan aturan tambahannya guna meningkatkan kesidiplinan karyawan kontrak ?
  17. Apakah semua perijinan HR telah diselesaikan ?
  18. Adakah issue berbau SARA ?
  19. Apakah Branch Manager atau Store Manager dan HR Supervisor sudah melakukan penelitian secara periodik minimal sebulan sekali kepada semua bagian bahwa tidak ada terjadi kasus pelecehan seksual di dalam dan lingkungan kerja perusahaan ?
  20. Apakah Manajer HRD memberlakukan daftar cekal bagi SPG/SPB/BA “nakal” antar cabang & regional ?
  21. Apakah kebijakan mengenai SPG Hamil Tidak Mengambil Cuti sudah disampaikan secara tertulis dan dengan penjelasan secara lengkap dan jelas oleh HR Supervisor sehingga dapat difahami dan dimengerti secara penuh oleh SPG yang bersangkutan ?

FINANCIAL RISK :

  1. Apakah pembatalan sales pada Kartu Loyality Program disertai pembatalan pada jumlah poinnya ?
  2. Apakah ada masalah berarti mengenai uang pecahan kecil (Rp 20.000,- kebawah) ?
  3. Berapa nilai transaksi fee-nya per penukaran uang kecil tidak melebihi 0,32% ? Adakah perhitungan per nilai transaksinya ?
  4. Bagaimana upaya-upaya unit kerja mengamankan proses penukaran uang kecil sudah dilakukan maksimal ?
  5. Sudahkah nomor kombinasi brankas dibarukan sehubungan dengan status masuk/keluar personil Manajemen Cabang ?
  6. Apakah ada masalah dengan insentif sales performance atau insentif shringkage yang belum diselesaikan ?

Bila seluruh pertanyaan (questionner) ini disampaikan dengan teliti, hampir dapat dipastikan potensi gangguan operasional bisa ditekan secara signifikan. Tak percaya ? Silakan coba, dan review 2 tahun kemudian !

2 Komentar »

  1. Hebat gan…
    Kunjungi blog saya ya…

    Komentar oleh gregorygavin — Februari 27, 2010 @ 2:22 pm | Balas


RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web atau blog gratis di WordPress.com.

%d blogger menyukai ini: